為規范本市檔案中介服務市場秩序，提升檔案管理社會化服務水平，保障檔案實體與信息安全，促進檔案事業健康發展，根據《中華人民共和國檔案法》《檔案服務外包工作規范》等相關法律法規及政策要求，結合我市實際，現就認真開展檔案中介服務監督管理工作通知如下：
一、 充分認識加強監督管理的重要性
檔案中介服務機構作為提供檔案整理、數字化、保管、寄存、咨詢等專業化服務的社會力量，在輔助各單位、各領域做好檔案工作中發揮著日益重要的作用。加強對其監督管理，是確保檔案工作質量、維護國家檔案資源安全完整、防范檔案服務外包風險的必然要求。各區縣檔案主管部門、各有關單位務必高度重視，將此項工作納入重要議事日程，切實履行監管職責。
二、 明確監督管理對象與內容
（一）監督管理對象：在本市行政區域內從事檔案整理、數字化加工、檔案保管、寄存托管、檔案銷毀、檔案信息化系統開發與維護、檔案咨詢服務等活動的法人或其他組織。
（二）監督管理重點內容：
- 機構資質與備案情況：檢查是否具備從事檔案服務的相應資質、技術人員和設備條件，是否按規定向市、區縣檔案主管部門進行備案。
- 服務質量與標準符合性：監督其服務過程是否符合國家及行業相關標準規范，成果質量是否達到合同約定及相關要求。
- 安全保密管理：重點檢查是否建立并落實檔案安全保密管理制度，涉密檔案管理是否符合規定，數字化加工場所、檔案存儲庫房等是否符合安全保密要求，人員是否經過安全審查與培訓。
- 合同履行與誠信經營：核查服務合同是否規范、權責是否清晰，是否嚴格履行合同約定，是否存在欺詐、惡性競爭等不誠信行為。
- 風險防控與應急管理：檢查是否具備風險識別與防控能力，是否制定應急預案并具備相應的處置能力。
三、 建立健全監督管理工作機制
（一）落實備案管理。實行檔案中介服務機構備案制度。新設立或開展業務的機構應及時向業務開展地的區縣檔案主管部門備案，提交機構基本信息、資質證明、從業人員情況、服務范圍等材料。備案信息發生變更的，應及時更新。市檔案局建立全市檔案中介服務機構信息庫，實行動態管理。
（二）加強日常檢查與專項督查。各區縣檔案主管部門要結合實際，制定監督檢查計劃，采取“雙隨機、一公開”、專項檢查、質量抽檢等方式，對轄區內檔案中介服務機構開展常態化監督檢查。對涉及重要檔案、涉密檔案、大批量數字化加工等項目進行重點監督和過程指導。
（三）推行服務質量評價。探索建立由檔案部門、行業協會、服務委托方等多方參與的服務質量評價機制。將檢查結果、用戶反饋、投訴處理情況等納入評價體系，定期公布評價結果，引導市場擇優選擇服務提供方。
（四）強化行業自律與培訓。支持檔案行業協會發展，發揮其在制定行業規范、組織專業培訓、調解服務糾紛、倡導誠信經營等方面的自律作用。定期組織檔案中介服務機構從業人員參加業務技能、安全保密、標準規范等方面的培訓，提升整體服務能力與合規意識。
（五）依法處理違規行為。對檢查中發現的無資質經營、超范圍經營、存在重大安全隱患、泄露檔案信息、服務質量低劣等違規行為，檔案主管部門應依法依規責令限期整改、約談告誡、通報批評；涉嫌違法的，移送司法機關處理。將違法違規行為記入信用記錄，實施聯合懲戒。
四、 壓實各方責任
（一）檔案主管部門責任：市檔案局負責全市檔案中介服務監督管理工作的統籌規劃、標準制定和指導協調。各區縣檔案主管部門負責本行政區域內檔案中介服務機構的日常備案、監督檢查和違規行為查處等工作，應及時向市局報告監管情況及重大事項。
（二）檔案中介服務機構責任：應依法依規開展經營，主動接受檔案主管部門的監督管理，確保服務質量與安全。建立健全內部管理制度，加強人員教育與安全管理，如實提供備案信息并按要求報告相關情況。
（三）檔案服務委托方責任：各單位選擇檔案中介服務時，應核實其資質與備案情況，簽訂權責清晰的合同，明確安全保密要求與服務標準。應對服務過程進行必要的監督，發現問題及時向檔案主管部門反映。不得委托不符合條件的機構處理涉密或重要檔案。
五、 相關工作要求
（一）加強組織領導。各區縣檔案主管部門要明確分管領導和責任科室，配備必要力量，確保監督管理工作落到實處。
（二）注重宣傳引導。通過多種渠道宣傳檔案中介服務監管政策法規，提高社會認知度。公布合規機構名單，曝光典型案例，營造規范有序的市場環境。
（三）暢通監督渠道。公布監督舉報電話和郵箱，鼓勵社會公眾、服務委托方對檔案中介服務機構的違規行為進行舉報，對舉報線索及時核查處理。
（四）本通知自發布之日起實施。各區縣檔案主管部門可根據本通知精神，制定具體實施細則。
岳陽市檔案局將定期對全市監督管理工作情況進行督查。各有關單位在執行過程中遇到問題，請及時向市檔案局報告。
